Vireno bouwt je e-mail op maat om, in jouw stem, zonder dat het klinkt als AI.
Wij ontwerpen AI-workflows voor het e-mailwerk dat je iedere week opnieuw doet. We beginnen bij jouw pijnpunten en bouwen daaromheen, in jouw stem en jouw werkwijze. De inrichting gebeurt in jouw eigen Anthropic-omgeving, zodat je na oplevering eigenaar bent van het systeem en zelfstandig kunt blijven werken.
Een vrijblijvend gesprek van een uur via Google Meet. Een inhoudelijke intake (€500, anderhalf uur, verrekend bij akkoord op het voorstel) volgt pas als beide kanten door willen.
Vireno is gebouwd voor wie elke dag merkt dat communicatie het werk is, niet de bijzaak. Of je nu vastgoed beheert, huurders bemiddelt, een VvE draait of als aannemer in intensief mailcontact staat met opdrachtgevers en bewoners, je deelt vaak hetzelfde probleem: dezelfde e-mails opnieuw en opnieuw, met te weinig tijd voor het werk dat er echt toe doet.
Particulier, commercieel of beide. Van een familiebeheerder met dertig eenheden tot een organisatie met meer dan tweehonderd units in beheer, inclusief beheerders met expat-huurders.
Lokale en internationale bemiddelaars met intensieve dossiercommunicatie en een continue stroom aan documenten en huurderscontacten.
Kleinere portefeuilles waar elke vergadering een naklap aan correspondentie en actiepunten oplevert die altijd te lang blijft liggen.
Bedrijven met dagelijks mailcontact richting beheerders, opdrachtgevers en huurders, waar opdrachten en planning vaak via mail lopen.
Wij werken in drie overzichtelijke fasen, voorafgegaan door een vrijblijvende kennismaking van een uur via Google Meet. Past het bij beide kanten, dan beginnen we met de intake. Jij houdt de regie, wij leveren het vakwerk. Na oplevering is het systeem volledig van jou. Doorontwikkeling is optioneel, nooit verplicht.
Anderhalf uur waarin wij jouw e-mailstromen in kaart brengen. Welke berichten kosten wekelijks de meeste tijd, waar gaan dingen mis, waar verlies je toon en context. Op basis daarvan adviseren wij welke workflows het meeste verschil maken.
€500 · verrekend bij akkoordWij richten de gekozen workflows in binnen jouw eigen Anthropic-omgeving, afgestemd op je huisstijl, schrijfstijl en bestaande processen. Tweetalig waar nodig. Alles wordt eerst getest in een veilige conceptomgeving voordat er één e-mail uitgaat.
Bij livegang krijg je volledige zeggenschap over het systeem: prompts, templates, toegangsrechten. Wij leveren een trainingssessie voor je team, complete documentatie en dertig dagen nazorg. Doorontwikkeling is optioneel bij te boeken.
Eigenaarschap bij jouEen Vireno-workflow is geen black box. Een binnenkomend bericht of een trigger uit je beheersysteem kan meerdere acties opleveren, elk met de juiste context en in de juiste toon. Hieronder vier voorbeelden uit de dagelijkse praktijk. Klik tussen de tabs om te zien hoe Vireno verschillende situaties afhandelt.
Vireno herkent het type bericht (klacht, urgent, technisch), trekt de relevante context uit het dossier (adres, contactgegevens huurder, eerdere meldingen) en stelt twee concepten tegelijk op: een bevestiging aan de huurder in jouw eigen toon, en een werkbon richting je aannemer met een uniek bonnummer en de juiste informatie. Jij leest beide na, past zonodig aan en klikt op verzenden. Eén binnenkomend bericht, twee voorbereide acties, geen verloren tijd.
Vireno reageert op een binnenkomend contract van je makelaar of bemiddelaar. Uit het bericht en het dossier haalt het de naam, het adres, de overeengekomen oplevermomenten en eventuele bijzonderheden. Het stelt een welkomstmail op die persoonlijk klinkt en alle praktische zaken benoemt, plus een korte bevestiging richting de makelaar. Jij leest beide na, past zonodig aan, en klikt op verzenden.
Bij een betaalachterstand kijkt Vireno naar de hele context: hoeveel dagen, welke fase, eerdere achterstanden, hoe je deze huurder gewend bent te benaderen. Op basis daarvan kiest het de juiste toon, vriendelijk en informerend bij iemand die normaal stipt is, formeler bij een patroon. De interne notitie zorgt dat het dossier compleet blijft en de volgende controle automatisch wordt ingepland. Jij houdt zicht op de stap en bepaalt of er iets bijgesteld moet worden.
Vireno controleert ingestuurde documentatie tegen jouw eigen checklist. Wat ontbreekt wordt direct in jouw toon opgevraagd, zonder dat iemand een spreadsheet hoeft langs te lopen. De interne notitie houdt het dossier compleet en plant de volgende stap, zodat een aanvraag niet stilvalt omdat documenten ergens blijven hangen. Hetzelfde principe werkt voor zittende huurders: ontbrekende informatie bij verbouwingen, overstap-aanvragen of inkomenstoetsen wordt op dezelfde manier opgevolgd.
Hieronder een greep uit wat wij eerder hebben gebouwd. Het laat zien wat er mogelijk is. In de intake bepalen we samen welke workflows in jouw situatie de grootste impact maken en hoe ze er bij jou uit gaan zien.
De eerste e-mailreeks na ondertekening, helder, persoonlijk en compleet zonder dat iemand er nog tijd in steekt.
Automatische triage van wat een nieuwe huurder al heeft aangeleverd en wat nog ontbreekt, met nette opvolging.
Eerste reactie binnen handomdraai, opvolging na een passend interval en escalatie volgens jouw eigen procedure.
Een welkomstreeks in correct, vriendelijk Engels met praktische info over wonen, gemeente en buurt.
Van inkomende klacht naar een eenduidige opdracht, met de juiste afspraken, deadlines en bevestigingsstroom.
Iedere maandag een overzicht van wat speelt, wat openstaat en waar opvolging nodig is. Voor jezelf, niet voor extern.
Een kwartaalbericht in jouw rapportstijl, opgebouwd uit de cijfers en de gebeurtenissen die er werkelijk toe deden.
Opvolging die persoonlijk klinkt, niet als een incassobrief. De toon en context veranderen met elke fase.
Jouw situatie is uniek. Vertel ons je pijnpunten in een intake, dan bouwen wij iets dat bij jouw werk past.
Er zijn genoeg AI-tools op de markt. Vireno is anders, omdat het is gebouwd vanuit beheerpraktijk in Nederland. De keuzes die wij maken zijn gestoeld op wat er daadwerkelijk speelt in de dagelijkse communicatie met huurders, beleggers, aannemers, gemeenten en VvE-beheerders. Vijf principes die wij vasthouden.
Het Besluit Kleine Herstellingen, de huurwet, de grillen van gemeentelijke loketten en de dynamiek binnen VvE's. Wij kennen de context en verwerken die in elke workflow. Geen vertaalde Amerikaanse oplossing.
Je sluit zelf een Anthropic-abonnement af. De verwerkersrelatie loopt direct tussen jou en Anthropic, zonder een extra schakel. Wij leveren de inrichting en de documentatie, jij houdt de regie over je data.
OmniBoxx, Twinq, Rebo en andere beheersystemen blijven je bron van waarheid. Vireno voegt een intelligente communicatielaag toe die naadloos samenwerkt met wat je al gebruikt.
Na oplevering is het systeem van jou. Je behoudt volledige zeggenschap en kunt op elk moment zelfstandig doorbouwen of een andere partij inschakelen. Stopt Vireno ooit, dan blijft het systeem werken.
Ieder traject begint bij wat in jouw werk écht tijd en aandacht kost. Wat wij bouwen herken je als je eigen manier van werken: jouw taal, jouw context, jouw processen. Workflows klinken als jou, niet als een systeem.
Vireno is opgezet door Rick Brongers, vastgoedbeheerder met dagelijkse praktijk in de Nederlandse markt. Wat begon als een paar slimme aanpassingen om de eigen inbox rustiger te krijgen, groeide uit tot een bewezen aanpak die wekelijks uren bespaart op een gemengde particuliere en commerciële portefeuille.
Het verhaal achter Vireno is het verhaal van iedere beheerder die wij spreken. Hetzelfde gevoel dat communicatie gaandeweg het werk is geworden, terwijl het eigenlijk de bijzaak hoort te zijn. Hetzelfde dilemma tussen tempo en zorgvuldigheid. Vireno is gebouwd om dat dilemma uit handen te nemen, zonder dat je je stem of je oordeel kwijtraakt.
Wij werken bewust niet vanuit een vooraf bedacht pakket, maar vanuit jouw situatie. Wat in jouw beheerpraktijk het meeste tijd kost, is bij iemand anders nét weer anders. Daarom luisteren wij eerst, voordat wij iets bouwen.
Technologie is pas geslaagd als de beheerder aan het einde van de dag de deur uitloopt met een leeg hoofd.
Vireno werkt met een vaste startprijs en een transparante scope-opslag. De totale investering hangt af van vier indicatoren: het aantal processen, het aantal mailboxen en gebruikers, de complexiteit van eventuele integraties en de omvang van je portefeuille. In de intake bepalen we samen waar jouw traject in de bandbreedte landt.
De intake is €500 vast. Bij akkoord op het voorstel verrekenen wij dat bedrag met de projectfee. Het startpakket van €2.000 dekt de eerste workflow met één mailbox-integratie. Daarbovenop komen scope-opslagen voor extra processen, mailboxen of integraties. Wat precies in jouw traject hoort, leggen wij vast in een voorstel met heldere prijscomponenten.
Voor kleinere beheerders en dienstverleners die willen ervaren wat AI in hun e-mail oplevert, zonder meteen een breed traject in te gaan.
Mainstream voor beheerders met circa 50 tot 120 eenheden die hun belangrijkste e-mailstromen willen automatiseren in één goed doordacht traject.
Voor grotere beheerders met 120+ eenheden die hun volledige operationele e-mailstroom willen dekken, inclusief koppelingen met bestaande systemen.
Wat zit er niet in de fee. Het Anthropic-abonnement van Anthropic Team of Enterprise sluit je zelf af. Zo sta je in directe relatie met de leverancier en is de verwerkersketen AVG-proof. Wij begeleiden je bij de inrichting en leveren alle benodigde documenten, instructies en de configuratie van de omgeving.
Plan een kennismakingEnkele vragen komen in elk kennismakingsgesprek terug. Hieronder onze antwoorden. Staat je vraag er niet bij, dan beantwoorden wij hem graag tijdens de intake.
Een vrijblijvend gesprek van een uur via Google Meet. Wij luisteren, stellen vragen en geven eerlijk aan of en waar Vireno verschil kan maken voor je team. Soms is het antwoord dat het op dit moment nog niet past. Ook dat horen wij liever vooraf dan achteraf.