Aanpak

Van volle inbox naar rustige ochtend.

Het verhaal op de homepage liet zien hoe het voelt. Hier zie je hoe het werkt: onze werkwijze, een greep uit de workflows, wat het kost en de vragen die je ons het vaakst stelt.

01 · Werkwijze

Van intake tot rustige inbox.

Wij werken in drie overzichtelijke fasen, voorafgegaan door een vrijblijvende kennismaking van een uur via Google Meet. Past het bij beide kanten, dan beginnen we met de intake. Jij houdt de regie, wij leveren het vakwerk. Na oplevering is het systeem volledig van jou. Doorontwikkeling is optioneel, nooit verplicht.

Intake

Anderhalf uur waarin wij jouw e-mailstromen in kaart brengen. Welke berichten kosten wekelijks de meeste tijd, waar gaan dingen mis, waar verlies je toon en context. Op basis daarvan adviseren wij welke workflows het meeste verschil maken.

€500 · verrekend bij akkoord

Bouw

Wij richten de gekozen workflows in binnen jouw eigen Claude-omgeving, afgestemd op je huisstijl, schrijfstijl en bestaande processen. Tweetalig waar nodig. Alles wordt eerst getest in een veilige conceptomgeving voordat er één e-mail uitgaat.

Oplevering

Bij livegang krijg je volledige zeggenschap over het systeem: prompts, templates, toegangsrechten. Wij leveren een trainingssessie voor je team, complete documentatie en dertig dagen nazorg. Doorontwikkeling is optioneel bij te boeken.

Eigenaarschap bij jou
02 · Showcase

Acht workflows als inspiratie.

Hieronder een greep uit wat wij eerder hebben gebouwd. Het laat zien wat er mogelijk is. In de intake bepalen we samen welke workflows in jouw situatie de grootste impact maken en hoe ze er bij jou uit gaan zien. Ter indicatie: per bericht schelen deze workflows al snel vijf tot dertig minuten, afhankelijk van hoeveel uitzoekwerk er normaal in zit.

Voor huurders

Welkomstmails voor nieuwe huurders

De eerste e-mailreeks na ondertekening, helder, persoonlijk en compleet zonder dat iemand er nog tijd in steekt.

Voor huurders

Documentatie-intake en follow-up

Automatische triage van wat een nieuwe huurder al heeft aangeleverd en wat nog ontbreekt, met nette opvolging.

Voor huurders

Klachtopvolging met escalatie

Eerste reactie binnen handomdraai, opvolging na een passend interval en escalatie volgens jouw eigen procedure.

Voor expats

Engelstalige expat-onboarding

Een welkomstreeks in correct, vriendelijk Engels met praktische info over wonen, gemeente en buurt.

Voor het werk

Werkbonopdrachten naar aannemers

Van inkomende klacht naar een eenduidige opdracht, met de juiste afspraken, deadlines en bevestigingsstroom.

Voor het werk

Weekrapportage met openstaande acties

Iedere maandag een overzicht van wat speelt, wat openstaat en waar opvolging nodig is. Voor jezelf, niet voor extern.

Voor beleggers

Kwartaalupdates aan beleggers

Een kwartaalbericht in jouw rapportstijl, opgebouwd uit de cijfers en de gebeurtenissen die er werkelijk toe deden.

Financieel

Menselijke betalingsherinneringen

Opvolging die persoonlijk klinkt, niet als een incassobrief. De toon en context veranderen met elke fase.

Jouw situatie is uniek. Vertel ons je pijnpunten in een intake, dan bouwen wij iets dat bij jouw werk past.

Plan een kennismaking
03 · Investering

Eén project, heldere afspraken.

Je investeert één keer in de bouw. Daarna is het systeem van jou, zonder verplicht abonnement bij ons. De hoogte hangt af van wat we bouwen: het aantal workflows, het aantal mailboxen en eventuele koppelingen met je beheersysteem. Hieronder zie je waar dat meestal landt. In de intake bepalen we samen wat jouw situatie nodig heeft.

Iedere implementatie start bij
€2.500intake en eerste workflow

Daarvan is €500 de intake en €2.000 de bouw van je eerste workflow, inclusief de koppeling met één mailbox. Na de intake kun je nog alle kanten op; ga je door, dan telt die €500 gewoon mee in de projectprijs. Komt er meer bij, zoals extra workflows, mailboxen of een koppeling met je beheersysteem, dan zie je elk onderdeel apart terug in het voorstel. Zo is deze €2.500 meteen de onderkant van het kleine traject hieronder.

Klein traject
€2.500tot€4.500
Exclusief btw

Bijvoorbeeld: een familiebeheerder met dertig eenheden die de klachtenstroom en de welkomstmails uit handen geeft. Eén mailbox, twee workflows, merkbaar minder mailwerk.

  • Eén of twee workflows
  • Eén centrale mailbox
  • Geen of één lichte koppeling
Onderhoud (optioneel) €100 per maand, maandelijks opzegbaar.
Middel traject
€5.000tot€7.500
Exclusief btw

Bijvoorbeeld: een beheerder met tachtig eenheden die klachten, welkomstmails en betalingsherinneringen automatiseert, inclusief een koppeling met het beheersysteem. Iedere maandag staat de weekrapportage klaar.

  • Drie tot vijf workflows
  • Mogelijk meerdere mailboxen
  • Eén lichte koppeling
Onderhoud (optioneel) €200 per maand, maandelijks opzegbaar.
Groot traject
€8.000tot€12.000
Exclusief btw

Bijvoorbeeld: een organisatie met tweehonderd units in beheer waar de hele operationele mailstroom doorheen loopt. Meerdere mailboxen, zes of meer workflows en koppelingen met de bestaande systemen.

  • Zes of meer workflows
  • Meerdere mailboxen of accounts
  • Eén of meerdere koppelingen
Onderhoud (optioneel) €350 per maand, maandelijks opzegbaar.

Onderhoud is niet verplicht. Standaard krijg je dertig dagen nazorg na de oplevering. Kies je daarna voor onderhoud, dan houden wij je workflows werkend, ook wanneer Claude of je koppelingen veranderen. We sturen bij waar nodig: een gewijzigde procedure, een nieuw template, een aangepaste toon. Nieuwe workflows of koppelingen vallen onder doorontwikkeling. Opzeggen kan elke maand.

Wat zit er niet in de prijs. Het Claude-abonnement (Team of Enterprise, van maker Anthropic) sluit je zelf af. Zo sta je in directe relatie met de leverancier en is de verwerkersketen AVG-proof. Reken op 25 tot 30 euro per gebruiker per maand; voor de meeste organisaties zijn één tot drie accounts genoeg. Wij begeleiden je bij de inrichting en leveren alle benodigde documenten, instructies en de configuratie van de omgeving.

Plan een kennismaking
04 · Veelgesteld

Wat je ons vaak vraagt.

Enkele vragen komen in elk kennismakingsgesprek terug. Hieronder onze antwoorden. Staat je vraag er niet bij, dan beantwoorden wij hem graag tijdens de intake.

Gaat Vireno automatisch e-mails versturen namens ons?
Nee. Onze workflows leveren concepten op. Jij of je beheerder leest, past aan waar nodig en klikt zelf op verzenden. Deze menselijke goedkeuringsstap is een ontwerpkeuze, geen omissie. Wij vinden het belangrijk dat je nooit voor onaangename verrassingen komt te staan, juist niet als de communicatie geautomatiseerd wordt.
Hoe werkt het straks in de dagelijkse bediening?
Je team werkt gewoon vanuit de eigen mailbox. Daar staan de concepten klaar als gewone conceptmails, compleet met dossierinformatie en in jullie eigen toon. Lezen, eventueel aanpassen en op verzenden klikken. De workflows zelf draaien in Claude, dat wij voor je inrichten; daar heeft je team in het dagelijkse werk nauwelijks omkijken naar. Nieuwe collega's leren ermee werken in de trainingssessie die bij de oplevering hoort en de documentatie houdt alles naslagbaar.
Vervangt Vireno ons huidige beheersysteem?
Nee. Je beheersysteem blijft de bron van waarheid. Vireno is een intelligente communicatielaag die ernaast leeft. Wij werken samen met OmniBoxx, Twinq, Rebo en andere systemen. De drempel om te starten is daardoor laag en de stap is omkeerbaar.
Hoe zit het met AVG en de verwerking van persoonsgegevens?
In ons bouwmodel sluit je als klant zelf een Anthropic-abonnement af, inclusief het Data Processing Addendum en Standard Contractual Clauses. De verwerkersrelatie loopt direct tussen jou en Anthropic, zonder dat Vireno daar structureel tussen zit. Wij leveren de inrichting, de documentatie en een privacybeleid-sjabloon. Alleen als je een onderhoudsabonnement afneemt waarbij wij toegang houden tot je omgeving, sluiten wij aanvullend een verwerkersovereenkomst met je af voor die specifieke scope.
Wat kost het Claude-abonnement?
Het Claude Team-abonnement waar Vireno op draait kost ongeveer 25 tot 30 euro per gebruiker per maand, afgerekend door Anthropic zelf. Je sluit het rechtstreeks bij Anthropic af, niet via ons. Dat is een bewuste keuze: zo loopt de verwerkersrelatie direct tussen jou en Anthropic, en zit Vireno daar niet structureel tussen. Voor de meeste organisaties zijn één tot drie accounts voldoende, afhankelijk van hoeveel medewerkers met de workflows werken. Wij begeleiden je bij de keuze en de inrichting.
Waarom werken jullie op maat in plaats van met een vast pakket?
Omdat geen twee vastgoedportefeuilles hetzelfde werken. Een familievastgoedbeheerder met dertig eenheden, een commerciële beheerder met honderdvijftig units en een verhuurbemiddelaar met expat-focus delen niet dezelfde pijnpunten. Een standaardpakket dwingt klanten in een vorm die niet bij hen past. Wij beginnen daarom altijd bij de pijnpunten die jij zelf aandraagt, en bouwen daaromheen.
Wat gebeurt er met het systeem als Vireno ooit stopt?
Een terechte vraag bij elke jonge leverancier. Omdat wij bouwen binnen jouw eigen Anthropic-omgeving, blijven alle workflows, prompts en templates van jou. Stopt Vireno ooit, dan blijft het systeem werken en kun je zelf aanpassingen doen of een andere partij inschakelen. Bij oplevering krijg je volledige documentatie, zodat je nooit afhankelijk bent van ons voortbestaan.
Wie is eigenaar van de prompts en templates?
Het systeem dat wij in jouw omgeving inrichten is na oplevering volledig van jou: prompts, templates, workflows en documentatie. Je kunt zelf aanpassingen doen, een andere partij inschakelen of doorbouwen op het fundament. De onderliggende methodiek en de templates die wij in meerdere projecten hergebruiken, blijven intellectueel eigendom van Vireno. Concreet betekent dat: je mag het systeem onbeperkt gebruiken binnen je eigen organisatie, maar niet doorverkopen of als product herdistribueren. De precieze afspraken leggen wij vast in het implementatiecontract.
Hoe lang duurt een implementatie?
Een klein traject doen wij in vier tot vijf weken, een middelgroot traject in zes tot acht weken en een groot traject in acht tot twaalf weken. De eerste fase is intake en configuratie, daarna volgt een testperiode waarin je team met de workflows leert werken. Vanaf de helft van het traject gaan workflows stap voor stap live. Jij bepaalt het tempo.
Wat als een workflow na livegang niet goed presteert?
Wij spreken vooraf verwachtingen en succescriteria af. Blijkt een workflow na livegang onder de maat te presteren, dan passen wij hem in de nazorgperiode aan zonder extra kosten. Deze nazorg is standaard onderdeel van de fee en duurt dertig dagen. Daarna ben je vrij om zelf aanpassingen te doen of ons voor doorontwikkeling in te schakelen.
Wat doet Vireno niet?
Wij zijn liever vooraf eerlijk dan achteraf onhandig. Vireno automatiseert geen real-time inboxbewaking: onze workflows starten op een gebeurtenis of een tijdstip, niet op continu meelezen. Wij koppelen niet met systemen die geen API of webhook bieden, dus oudere desktopapplicaties vallen meestal buiten scope. Voor WhatsApp Business beginnen wij niet onder een bepaalde schaal, omdat het approval-traject zwaar is en de waarde voor kleinere organisaties beperkt blijft. En fundamenteel: wij verzenden nooit automatisch namens jou. Een mens blijft altijd de laatste schakel voordat een bericht uitgaat.